faturacao eletronica contratos publicosFaturação Eletrónica nos contratos Públicos

Se presta serviços a entidades públicas, a sua empresa faz parte das primeiras no país obrigadas a aderir às faturas eletrónicas. Conheça aqui quando as deve implementar e como deve proceder.

Faturas eletrónicas, o que são?

De acordo com a diretiva 2014/55/EU, uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permita o seu processamento automático e eletrónico.

Quer isto dizer que uma fatura enviada por e-mail em PDF, Word, Tiff, jpeg, faturas não estruturadas em HTML, faturas digitalizadas ou enviadas via fax ou correio, não são suficientes nem são consideradas neste âmbito da faturação eletrónica.

A fatura eletrónica a que a diretiva se refere deve ainda ter o formato UBL 2.1 (Universal Business Language), formato eleito pelo nosso Ministério das Finanças e pela maioria dos países da União Europeia (UE) para a adoção da faturação eletrónica nos termos da ISO/IEC19845:2015. Certifique-se de que o seu software de gestão segue este modelo para evitar incumprimentos.

Quais os prazos que devo saber?

Face à complexidade inerente ao processo de faturação eletrónica, os prazos atribuídos a esta obrigatoriedade entrarão em vigor de forma faseada, sendo 2021 o ano em que a obrigação se torna totalmente efetiva.

Segundo o decreto lei 14-A/2020 de 7 de abril:

Imagem retirada deste artigo da Saphety, parceiro do ERP ARTSOFT no módulo transações eletrónicas às Entidades Públicas.

Imagem retirada deste artigo da Saphety, parceiro do ERP ARTSOFT no módulo transações eletrónicas às Entidades Públicas.

Em detalhe, fique então a saber que da parte da função pública:

Os Contraentes públicos, nomeadamente entidades pertencentes à Administração Direta, aos Órgãos de Soberania e Institutos Públicos, são obrigados a receber, aceitar e processar faturas eletrónicas a partir de: 18 de abril de 2019.

Restantes entidades referidas no artigo 3º do Código dos Contratos Públicos como Regiões Autónomas, autarquias locais, entidades administrativas independentes, Banco de Portugal, fundações públicas, associações públicas e outras entidades abrangidas, são obrigadas a receber, aceitar e processar faturas eletrónicas a partir de: 18 de abril de 2020.

Já sobre os fornecedores da administração pública, onde provavelmente a sua empresa se enquadra, estas são as datas a saber:

  • Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 31 de dezembro de 2020.
  • Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 30 de junho de 2021.
  • Micro empresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 31 de dezembro de 2021.

Que alterações legais devo saber e cumprir?

Prazos acima indicados e a certeza de que o seu software de gestão cumpre o formato standard aprovado pelo Ministério das Finanças para as faturas eletrónicas são as grandes obrigatoriedades que deve saber e cumprir.

Importa ainda salientar que este novo quadro legal constitui a primeira grande investida em Portugal para se potenciar a utilização generalizada da fatura eletrónica. O objetivo é que esta ocupe, assim, um lugar de destaque crescente, dadas as poupanças significativas e a promoção de uma nova política ambiental orientada para a melhoria dos índices de sustentabilidade do nosso planeta.

Próximos passos e como se deve preparar?

Assegure-se de que o seu software de gestão disponibiliza uma solução para cumprir o modelo de fatura eletrónica. Se é cliente ARTSOFT e pretende saber mais sobre o módulo de Transações Eletrónicas, conheça algumas das funcionalidades ou visite a página Transações Eletrónicas.

  • Envio direto dos documentos ao Operador EDI que certifica o documento garantindo a autenticidade e integridade do seu conteúdo;
  • Velocidade e precisãona comunicação e ligação EDI, permitindo a realização de transações em segundos e de forma segura;
  • Acesso e visualização em tempo real do estado das faturas e documentos(documento confirmado, com erros, recebido, integrado, rejeitado, aprovado, pago…);
  • Intercâmbio eletrónico permite a automatização totalno processo de envio, comunicação e validação;
  • Possibilidade de utilização de diferentes modelos de fatura eletrónicaconsoante as necessidades do cliente;
  • Disponibilização de modo qualidade (teste), para que se assegure a integração com sucesso à plataforma do cliente.
  • Follow-up interno: Sistema para aprovação de documentos ( antes do envio do documento por EDI, este pode passar por um circuito de verificação / aprovação entre utilizadores)
  • Extensa documentação sobre o funcionamento do módulo (help Faturação Eletrónica– EDI).

Mais informamos que o ARTSOFT tem parceria com os seguintes operadores EDI: Saphety, Generix e Ilink (disponível ainda este mês).

 

Artigo publicado por: ARTSOFT